Uma das principais características das cartas comerciais e empresariais deve ser a objetividade. Atualmente, a correspondência das empresas já não perde tempo com os longos chavões "literários" das cartas antigas. Formas como "Vimos por meio desta apresentar" cederam lugar a expressões mais resumidas, que vão direto ao assunto: "Apresentamos". O elemento mais importante do texto de uma carta é sua finalidade: ela determina a redação do documento, que pode ser mais livre ou não. Se a finalidade da carta tiver implicações jurídicas, esse documento geralmente seguirá rigidamente um modelo preestabelecido. É o caso das cartas de cobrança, de convocação para uma assembléia, dos documentos que notificam uma ação judicial (ação de despejo por falta de pagamento de aluguel - por exemplo), dos requerimentos e dos atestados em forma de carta, etc.
Se a carta for de natureza publicitária ou promocional, o texto poderá ser mais livre e descontraído e, em certos casos, personalizado. O mesmo acontece com os convites, cartas de congratulações e pedidos de colaboração.
O texto de uma correspondência comercial deve ter seus atributos: correção gramatical, objetividade, clareza, concisão, exatidão e polidez.
Correção gramatical
O texto não pode apresentar erros de Português. Para isso é necessário que você conheça a gramática de sua língua e saiba resolver dúvidas. Um bom dicionário lhe fornecerá a grafia correta das palavras e freqüentemente indicará sua regência específica.
Lembre-se de que você se deparará na maior parte das vezes com dúvidas que podem ser classificadas em três tipos:
8 como escrever corretamente uma palavra (a solução é dada pelo dicionário, que pode resolver também dúvidas quanto ao sentido dessa palavra);
8 como flexionar corretamente um termo (as gramáticas trarão a resposta: procure a categoria da palavra em dúvida e estude suas flexões);
8 como ligar palavras por meio de preposições (trata-se de um problema de regência).
Os bons dicionários costumam dar exemplos de emprego das palavras e das preposições que elas pedem. Casos muito específicos poderão ser resolvidos por dicionários de verbos e regimes ou de regimes de substantivos e adjetivos. As gramáticas também abordam as principais regências e as regras de concordância.
Objetividade
O texto da correspondência empresarial deve ir direto ao assunto e ser exposto com raciocínio simples e lógico. Evite tratar de diversos assuntos em uma mesma carta. Na medida do possível, escreva uma carta para cada assunto. Isso facilita o arquivo desses documentos e sua destinação aos setores encarregados de tomar as providências necessárias. Se for preciso abordar diversos tópicos numa mesma carta, numere cada um desses tópicos e situe-os em parágrafos separados.
Clareza
Além dos cuidados com a objetividade, é muito importante levar em conta que uma carta não deve dar lugar à confusão. Preste atenção ao uso dos pronomes para não escrever frases como "A empresa responde ao mercado em suas necessidades". O pronome "suas" tanto pode estar se referindo às "necessidades da empresa" quanto às "necessidades do mercado". Repare que uma frase como "A empresa responde às necessidades do mercado" expressa claramente uma idéia, sem causar confusão.
Ordene as idéias de acordo com as etapas lógicas do assunto em pauta e depois analise a linguagem como se você estivesse recebendo a carta. Pergunte-se: "Isto está claro?" e só dê o trabalho por encerrado quando a resposta for afirmativa.
Concisão
Uma carta comercial deve ser curta. Uma carta longa pode desestimular a leitura e até mesmo indispor o leitor. Use o menor número de palavras possível. Despreze as frases feitas, que não querem dizer nada, como, por exemplo: "externando os protestos de nossa mais elevada estima e consideração". Não faça frases longas, com muitos verbos. Diga uma coisa de cada vez.
Exatidão
O jornalismo tem como regra responder a cinco perguntas básicas: quem?, quando?, como?, onde? por que? Acrescente outra pergunta: quanto? E pense nelas quando estiver escrevendo um carta.
Sempre que puder, substitua referências vagas (como "alguns", "na semana passada") por dados precisos ("50 exemplares", "No dia 25 de agosto deste ano") etc.
Polidez
Uma carta de empresa deve ser polida e elegante na linguagem. Evite palavras como: concordata, erro, desorganização, dificuldade, falência, falha, incompetência, problema, protesto, punição.
É preferível ser sutil, mesmo quando se faz uma crítica ou ameaça. Em vez de dizer "Os atrasos acarretarão punição", você pode usar expressões como "para evitar que esse esquecimento traga transtornos para nós e para os senhores".
Se a carta for de natureza publicitária ou promocional, o texto poderá ser mais livre e descontraído e, em certos casos, personalizado. O mesmo acontece com os convites, cartas de congratulações e pedidos de colaboração.
O texto de uma correspondência comercial deve ter seus atributos: correção gramatical, objetividade, clareza, concisão, exatidão e polidez.
Correção gramatical
O texto não pode apresentar erros de Português. Para isso é necessário que você conheça a gramática de sua língua e saiba resolver dúvidas. Um bom dicionário lhe fornecerá a grafia correta das palavras e freqüentemente indicará sua regência específica.
Lembre-se de que você se deparará na maior parte das vezes com dúvidas que podem ser classificadas em três tipos:
8 como escrever corretamente uma palavra (a solução é dada pelo dicionário, que pode resolver também dúvidas quanto ao sentido dessa palavra);
8 como flexionar corretamente um termo (as gramáticas trarão a resposta: procure a categoria da palavra em dúvida e estude suas flexões);
8 como ligar palavras por meio de preposições (trata-se de um problema de regência).
Os bons dicionários costumam dar exemplos de emprego das palavras e das preposições que elas pedem. Casos muito específicos poderão ser resolvidos por dicionários de verbos e regimes ou de regimes de substantivos e adjetivos. As gramáticas também abordam as principais regências e as regras de concordância.
Objetividade
O texto da correspondência empresarial deve ir direto ao assunto e ser exposto com raciocínio simples e lógico. Evite tratar de diversos assuntos em uma mesma carta. Na medida do possível, escreva uma carta para cada assunto. Isso facilita o arquivo desses documentos e sua destinação aos setores encarregados de tomar as providências necessárias. Se for preciso abordar diversos tópicos numa mesma carta, numere cada um desses tópicos e situe-os em parágrafos separados.
Clareza
Além dos cuidados com a objetividade, é muito importante levar em conta que uma carta não deve dar lugar à confusão. Preste atenção ao uso dos pronomes para não escrever frases como "A empresa responde ao mercado em suas necessidades". O pronome "suas" tanto pode estar se referindo às "necessidades da empresa" quanto às "necessidades do mercado". Repare que uma frase como "A empresa responde às necessidades do mercado" expressa claramente uma idéia, sem causar confusão.
Ordene as idéias de acordo com as etapas lógicas do assunto em pauta e depois analise a linguagem como se você estivesse recebendo a carta. Pergunte-se: "Isto está claro?" e só dê o trabalho por encerrado quando a resposta for afirmativa.
Concisão
Uma carta comercial deve ser curta. Uma carta longa pode desestimular a leitura e até mesmo indispor o leitor. Use o menor número de palavras possível. Despreze as frases feitas, que não querem dizer nada, como, por exemplo: "externando os protestos de nossa mais elevada estima e consideração". Não faça frases longas, com muitos verbos. Diga uma coisa de cada vez.
Exatidão
O jornalismo tem como regra responder a cinco perguntas básicas: quem?, quando?, como?, onde? por que? Acrescente outra pergunta: quanto? E pense nelas quando estiver escrevendo um carta.
Sempre que puder, substitua referências vagas (como "alguns", "na semana passada") por dados precisos ("50 exemplares", "No dia 25 de agosto deste ano") etc.
Polidez
Uma carta de empresa deve ser polida e elegante na linguagem. Evite palavras como: concordata, erro, desorganização, dificuldade, falência, falha, incompetência, problema, protesto, punição.
É preferível ser sutil, mesmo quando se faz uma crítica ou ameaça. Em vez de dizer "Os atrasos acarretarão punição", você pode usar expressões como "para evitar que esse esquecimento traga transtornos para nós e para os senhores".
